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Einkaufskanäle & Rechnungslegung

Zielsetzung

Wir haben uns zum Ziel gesetzt, Automatisierung und Digitalisierung voranzutreiben, Prozesse zu vereinfachen und Papieraufwand zu reduzieren. Daher bieten wir unseren Lieferanten zu ihren Profilen und Vertragstypen passende Einkaufskanäle und Wege der Rechnungsübermittlung an, die eine effiziente Abwicklung ermöglichen und sowohl für uns als auch für unsere Lieferanten von Vorteil sind.

Durch eine erhöhte Automatisierung wollen wir:

  • Effiziente und effektive Einkaufsprozesse ermöglichen
  • Fehler im Rechnungsprüfungsprozess verhindern
  • Zahlungsverspätungen an unsere Lieferanten vermeiden
  • Einkaufs- und Rechnungslegungskosten für unsere Lieferanten und die OMV verringern
  • Unseren Beitrag zum Schutz der Umwelt leisten

Einkaufskanäle

Wir unterstützen folgende Einkaufskanäle

Katalogeinkauf – bietet eine Infrastruktur, die es auch nicht-geschulten Bedarfsträgern ermöglicht, effizient von ausgewählten Anbietern zu kaufen, indem sie auf interne Kataloge oder Lieferantenkataloge zugreifen, die mit OMV spezifischen Inhalten gefüllt sind. Zu verwenden bei:

  • hoher Varianz von Spezifikationen und/oder Preisen
  • großer Anzahl an nicht-geschulten Bedarfsträgern
  • bestehender Möglichkeit das Verkaufsvolumen zu erhöhen
  • einer großen Anzahl an Bestellungen
  • breit gefächertes Lieferantenportfolio

    Spezifische Einkaufskanäle – eine eigene oder von speziellen Drittanbietern automatisierte Infrastruktur ist erforderlich um Aufträge, basierend auf definierten Richtlinien und/oder Berechnungsmechanismen, zu bewerten und dabei Skalierungs- und/oder Netzwerk-Effizienzen zu nutzen. Zu verwenden bei:
  • kundenspezifischen Bestellungen
  • großem Volumen

Bedarf einer speziellen Infrastruktur, um die Auftragsspezifikation zu verwalten und die Aufträge automatisch an bevorzugte Lieferanten zu vergeben
Einkauf durch schriftliche Bestellung – Bestellungen werden grundsätzlich von der Einkaufsabteilung erstellt. Der Einkauf ist hierbei die zentrale Anlaufstelle im Prozess des Beschaffungs- und Vertragsmanagements. Anzuwenden bei: 

  • hoher Varianz von Spezifikationen und/oder Preisen
  • hohen Durchschnittspreisen pro Bestellung
     

Art der Rechnungserstellung

Für bestimmte Einkaufskanäle und abhängig von den gesetzlichen Bestimmungen in den jeweiligen Ländern, bieten wir unseren Lieferanten als präferierte Variante das Gutschriftverfahren an.

Rechnungsübermittlung

Wir unterstützen folgende Wege der Rechnungsübermittlung:

  • Strukturiertes PDF mit .xml Format versendet via E-Mail – für alle Lieferanten, deren ERP-System dieses Format unterstützt
  • Text basiertes PDF versendet via E-Mail – alle Lieferanten, deren ERP-System PDF mit .xml Format nicht unterstützt, werden ersucht, ein konvertiertes PDF zu verwenden (Word, Excel, etc.)
  • PDF-Image versendet via E-Mail – für Lieferanten mit weniger als 5 Rechnungen pro Jahr
  • Papierdokument – nur wenn gesetzlich erforderlich
     

    Anforderungen an die Rechnungsausstellung

    1. Stellen Sie Ihre Rechnung erst nach erfolgter Leistungserbringung oder Lieferung und nach ausdrücklicher Übernahmebestätigung seitens der OMV aus.

    2. Stellen Sie sicher, dass die Rechnung den lokalen Buchhaltungs- und Steuervorschriften entspricht.

    3. Geben Sie in jeder Position der Rechnung an, auf welche Bestellnummer und Bestellposition sich die Verrechnung bezieht.

    4. Lieferanten, welche die Leistungserfassung selbst durchführen, werden gebeten, in jeder Position der Rechnung anzugeben, auf welche Nummer des Dokuments der Leistungsabnahme sich die Verrechnung bezieht.

    5. Maßeinheit und Preis pro Einheit müssen auf der Rechnung mit den Angaben aus der Bestellung übereinstimmen.

    6. Stellen Sie keine zusätzlichen Kosten in Rechnung, die nicht in der Bestellung enthalten sind. Wenn im Zuge der Bestellung bestimmte Kosten nicht vorhersehbar waren, wenden Sie sich bitte an die Einkaufsabteilung, um die Bestellung zu ändern.

    7. Stellen Sie sicher, dass Sie der OMV die auf der Rechnung angegebenen Daten Ihres Bankkontos jedenfalls vor der Rechnungsübermittlung ordnungsgemäß bekannt geben und, dass die entsprechende Währung auf der Rechnung korrekt angegeben ist.

    8. Senden Sie uns Ihre Rechnung sofort nach der Ausstellung zu, da das Fälligkeitsdatum basierend auf dem Rechnungsempfangsdatum berechnet wird.

    9. Verwenden Sie für die Zusendung Ihrer Rechnung den oben beschriebenen Weg der Rechnungsübermittlung.


    Einkaufskanäle und Formen der Rechnungslegung an die OMV:

    *nur unter speziellen Konditionen

    Kontakt für weitere Informationen
    info.procurement@omv.com